スペイン語：10 consejosparaadministrarsusubvenciónCEPF

Enfrançais：10の領事館がCEPFの補助金を注ぐ

ポルトガル語：Dez dicas paraadministrarsuaSubvençãodaSubvençãodoCEPF

CEPF助成金を受け取って、おめでとうございます！ これで作業が始まります。 しかし、それはあなたの保護活動が現場で行われることを意味するだけではありません。 に加えて CEPF地域実装チーム あなたが働いている生物多様性ホットスポットには、XNUMXつの主要なCEPF事務局の連絡先があります。助成金ディレクターと助成金マネージャーです。

大規模な助成金の場合、助成金ディレクターがプロジェクトの技術的な現場部分を監督し、助成金マネージャーは、署名した契約条件に従ってCEPFから提供された資金を使用していることを確認します。

「助成金は、財政的要件よりも技術的要件に多くの注意を払う傾向があります」と助成金マネージャーのエリック・ラマリジャオナは言いました。 「しかし、両方とも重要であり、同じ重みを付ける必要があります。」

助成金の経済的要件を管理する準備を支援するために、RamarijaonaとCEPFの他の助成金マネージャーからの10のヒントを以下に示します。

1.助成金契約を読みます。 

これは当たり前のように思えるかもしれませんが、すべての助成金管理者からの一番のアドバイスは、契約を確認することです。 確かに、読むのが最もエキサイティングな30ページではありませんが、ドキュメントには助成金にとって重要な情報が含まれています。 

組織の弁護士がドキュメントを確認した場合もありますが、プロジェクトに関与するすべての人が情報を理解することが重要です。 

「要件は、現場の人々と日常業務を行う人々に伝わる必要があります」と、GrantsManagerのDeborahMiller氏は述べています。 「これらは、契約の詳細と、遭遇するさまざまな状況を管理する方法を知っている必要がある人々です。」

2.オリエンテーションコールに参加します。 

助成契約の連署からXNUMXか月以内に、いくつかの言語で提供される「新しい助成対象者オリエンテーション」に招待されます。 助成金契約の内容について混乱したり不明な点がある場合は、この電話で質問に答えるのに最適な時期です。

「一部の助成対象者は、電話に参加することは単にコンプライアンスに関係していると考えていますが、合意のポイントを繰り返すため、実際には非常に重要です」と助成金マネージャーのフロレンシア・レネドは述べています。

組織を代表するXNUMX人だけでなく、チーム全体に電話に参加するように勧めます。 

セッション中に質問することに抵抗がある場合は、代わりに助成金マネージャーとのフォローアップ電話をスケジュールしてください。 

「私たちはあなたと特定の質問に答えるために喜んで話します」とレネドは言いました。 「長期的には、両方の時間を節約できます。」

3.テンプレートを活用します。 

CEPFでは、資金の使用方法に関する多くの詳細を追跡する必要があります。 組織でこれらのフォームがまだ作成されていない場合は、使用できるテンプレートがあります。

ガイダンスとして使用する最も重要なテンプレートのXNUMXつは、詳細なトランザクションレポート用のテンプレートです。 「これは、被付与者がそのレポートを提出するときに私たちが見たいものの非常に良い例です」とミラーは言いました。

別の言語のテンプレートが必要な場合は、地域の実装チームに確認してください。テンプレートが送信される場合があります。

4.調達には特に注意してください！ 

これは、通常、被付与者に最も多くの問題を引き起こす付与契約の構成要素です。 

調達方針は、5,000ドル以上の商品とサービス（および任意の価格帯の車両）が評判が良く、価格が競争力のあるサプライヤーからのものであることを被付与者が確認するのに役立ちます。 （CEPF事務局では、調達手続きにも従わなければなりません。）CEPFの要件は、助成契約の別紙2に概説されています。

5.プロジェクトを開始する前に、財務手続き計画を立ててください。 

あなたはあなた自身の財政をするつもりですか？ もしそうなら、どのように？ Excelを使用しますか？ 会計システム？ それともサードパーティを採用しますか？

一人だけが財政を管理している場合、管理ミスや詐欺が発生する可能性があります。 そのため、被付与者は多人数制である必要があります。 誰が支払いを要求し、誰がその支払いを承認し、誰が小切手を発行するかの間には明確な境界線が必要です。

Ramarijaonaは、手順書を用意することを推奨しました。 「私は非常に単純なものを見てきました」と彼は言いました。 「たとえば、「この人はこの日に小切手を書きます」または「旅行の前払いが必要な場合は、旅行のXNUMX週間前に会計に適切な補足文書を添えてリクエストを送信してください。」 そのようなことです。」

組織にすでにシステムとポリシーが導入されている場合でも、それらが組織全体に一貫して適用され、CEPFの要件に適合していることを確認する必要があります。

6.文書化手順計画も考え出します。

「経費がプロジェクトにどのように関連しているかを常に説明できなければなりません。 常にそれをサポートドキュメント側で考えてください」とGrantsManagerのPriscilaBorba氏は述べています。 「残念ながら、お金が使われた理由と方法の全体像がわからない場合は、コストを許可しない必要があります。」

場合によっては、ドキュメントには少しの創造性が必要になることがあります。 「CEPF基金では、あらゆる種類の文書が表示されます」と彼女は付け加えました。

たとえば、遠隔地をボートで旅行していて燃料が不足している場合は、道路の脇で燃料を購入する必要があります。 その取引を事前に文書化する方法を考えると役立ちます。おそらく、売り手に手書きの領収書に署名して電話番号を提供するように依頼します。

7.報告するときは、詳細を記入してください。

「私は常に、報告に関しては、彼らが私に送ることができる情報が多すぎることは決してないことを被付与者に伝えます」とミラーは言いました。 「提供する情報が多いほど、質問が少なくなり、支払いの処理が速くなるため、入手したすべてのものが必要です。」

たとえば、単に「トイレットペーパー」を費用として書くのではありません。 あなたのオフィスや森の真ん中にあるキャンプ場のトイレットペーパーでしたか？ 重要ではないように思われるかもしれませんが、詳細は助成金管理者に必要なコンテキストを提供し、経費の承認に自信を持ってもらうのに役立ちます。

8.費用をCEPFに請求できるかどうかを判断するには、XNUMXつの重要な単語を検討してください。 

コストは合理的で、割り当て可能で、許容範囲内でしたか？ それが、CEPFの助成金マネージャーがあなたの経費を承認するときに探しているものです。 

「「合理的」とは、同じ状況にある場合、他の誰かがあなたと同じように見える購入をしたかどうかを意味します」とBorba氏は述べています。 

たとえば、CEPFは通常、プロジェクトの費用の一部として高級ホテルの部屋の価格を承認しません。 しかし、近くのハリケーンを避けていて、そのホテルだけが滞在できるとしたらどうでしょうか。 「それは合理的だろう」とボルバは言った。 「私はその状況で同じことをしたでしょう。」

助成契約の条件に基づいて適格である場合、費用は「許容可能」です。 CEPFは、信託基金の資本化、物理的文化財の削除または変更、土地の購入、または人々の移転に当社の資金を使用することを許可していません。

承認された提案予算に含まれている場合、経費は「割り当て可能」と見なされます。 複数の寄付者がいる場合は、私たちに請求する費用がCEPFの助成金と明確に関連していることに特に注意する必要があります。 たとえば、プロジェクトに関連するワークショップを開催している場合、関連する費用をCEPFに請求できます。 ただし、ワークショップの翌日、タクシーで別の寄付者を訪問する場合、その乗車料金をCEPFに請求することはできません。
「許容できる費用を喜んで支払いますが、その方法と理由を示すことができなければなりません」とBorba氏は述べています。 「プロジェクトと明確に関連していない場合、請求することはできません。」

9.事前にプロジェクトの変更の承認を取得します。 

プロジェクトの現実がプロジェクトの当初の提案に合わない場合があります。 CEPFの助成金ディレクターと助成金マネージャーはこれを理解しており、必要な調整を行うためにあなたと協力することができます。 ただし、プロジェクトを変更する必要があることに気づいたらすぐに、彼らに連絡することが不可欠です。 

大幅な変更は、行う前に承認する必要があります。 「プロジェクトに変更を加えたい場合は、事前にそのことについて私たちに相談してください」とMiller氏は述べています。 「そうしないと、実際に発生しているコストを反映しておらず、受け入れられない提案予算があります。」

プロジェクトの元の予算の15％以上を変更する場合は、事前に「予算の再調整」が必要です。変更しない場合、この予算の変更に関連する費用は承認されません。 

10.助成金マネージャーにいつでも気軽に連絡してください。 

助成金マネージャーは、明確にする必要があるときはいつでも支援することができます。 メール、電話、Skypeで連絡してください。 「被付与者が何かを調達できるかどうか、または提案に含まれていなかった人を雇うことができるかどうかについて100％確信が持てない場合は、いつでも尋ねることができます」とRenedo氏は述べています。 「間違いを犯す前に、私たちに連絡する方がはるかに良いです。」