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紫色の花のクローズアップ。
キャプション: 
セラード生物多様性ホットスポットの花。
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©AryanneAmaral

CEPFの助成対象者である場合、プロジェクトに関連する財務要件を管理する準備をする上で最も重要なステップは、助成契約を確認することです。 (申請者の場合は、 契約のテンプレートバージョン.) 

契約書の別紙1には、CEPFによって承認されたプロジェクト活動と予算が記載されています。 私たちの資金は、承認された活動とプロジェクトの範囲にのみ使用できます。

以下に、CEPFの要件をナビゲートするのに役立つ追加情報とリソースを示します。 サポートドキュメントをどのように整理するかを今すぐ準備すると、長期的には役立ちます。

これは大変なことのように感じるかもしれませんが、慌てる必要はありません。 私たちは助けるためにここにいます! 助成金マネージャーはいつでもあなたの質問に答えることができます。 

必須のオンライントレーニングコース

大規模な助成金の受領者のみ。 少額の助成金を受け取っている場合は、地域の実装チームに要件について尋ねてください。

CEPFは、助成対象者が助成金の経済的要件を理解するのに役立つ短いオンラインオリエンテーショントレーニングコースを開発しました。 助成金の財務管理および/またはCEPFによって資金提供されたプロジェクト活動の実施に関与しているあなたの組織の誰もがコースを完了する必要があります。 セルフガイドプログラムはXNUMX時間以内で完了し、必要に応じて一時停止して後で完了することができます。

新しい被付与者は、トレーニングに登録するための招待メールを受け取ります。 電子メールを受け取っていない場合、またはすでにアクティブなCEPF助成金の新しいチームメンバーである場合は、助成金マネージャーに連絡してください。

コースは英語でのみ利用可能であることに注意してください。 あなたまたはあなたのチームの誰かがフランス語、マダガスカル語、ポルトガル語、またはスペイン語でトレーニングを完了することを希望する場合は、助成金マネージャーに連絡してください。 

プロジェクトチームの少なくともXNUMX人がこのトレーニングを完了し、最後にクイズに合格する必要があります。そうしないと、CEPFは追加の支払いを組織に支払いません。

レポートテンプレート

一般的なレポートと典型的な経費の追跡のためのテンプレートは以下にあります。 組織がすでに手順と文書化の要件を確立している場合は、必要な情報が含まれていれば、それらを引き続き使用できます。

詳細なトランザクションレポート

詳細なトランザクションレポート(総勘定元帳トランザクションレポートとも呼ばれます)は、特定の四半期にCEPFプロジェクトで発生した費用を追跡するExcelスプレッドシートです。 これは、四半期中に発生した各経費の詳細をリストすることにより、大規模な被付与者がConservationGrantsを通じて提出する四半期財務報告をサポートします。

詳細な取引報告書は、四半期末から30日後の四半期財務報告書(30月31日、31月31日、XNUMX月XNUMX日、XNUMX月XNUMX日)と同時に提出する必要があります。

組織に自動会計システムがある場合は、そのシステムを介してレポートを生成します。 情報を手動で追跡することも問題ありません。

自動または手動の会計システムを使用しているかどうかにかかわらず、レポートはExcelスプレッドシートで送信する必要があります。 各トランザクションには、次のものが含まれている必要があります。

  • 請求書の日付
  • 支払期日
  • CEPFの主な経費カテゴリ(オンラインの四半期財務報告にあります) 
  • 受取人
  • 費用の説明
  • 使用される為替レート(プロジェクトを米ドルで管理していない場合)

役立つ場合は、以下のCEPFテンプレートのいずれかを使用することを選択できます。

タイムシート

CEPF助成契約に従って、組織内のスタッフがCEPF助成に取り組んでいる実際の時間を追跡する必要があります。 時間の見積もり、または予算に基づくスタッフの時間の料金は承認されません。 CEPFプロジェクトにパートタイムで取り組んでいるスタッフがいる場合、彼らのタイムシートには、彼らが働いている他のプロジェクトのドナーもすべて含める必要があります。

以下は、使用または変更できるXNUMXつのテンプレートです。 同じ情報が含まれている場合は、独自のフォームを使用することもできます。

車両航海日誌

車両ログブックは、CEPF助成金に使用される車両の燃料使用量とメンテナンスを追跡するために使用されます。 車両ログブックには以下を含める必要があります。

  • 旅行日
  • 開始位置と終了位置
  • 走行距離計の読み取りの開始と終了
  • 走行距離
  • 旅行の理由
  • 旅行者の署名
  • ドライバーの名前

以下は、使用または変更できるXNUMXつのテンプレートです。 同じ情報が含まれている場合は、独自のフォームを使用することもできます。

下請け契約およびサブグラント(フローダウン条件)

予算内に下請け契約(コンサルタント会社など)やサブグラントがある場合は、その個人または組織と法的拘束力のある契約を結ぶ必要があります。 下請け業者と下請け業者は、CEPF助成契約で定義されているのと同じ条件を遵守する必要があります。 

これらの合意には、CEPFフローダウン条件、誠実さの声明、および倫理規定が含まれていることを要求します。 これらの条項は、助成金契約に記載されています。 それらには、「被付与者は、本契約に基づいて発行されるすべての下請け契約および副賞にこの条項を含めることを明示的に拘束する」という文が含まれています。 必要な条項のコピーについては、助成金マネージャーに連絡してください。

CEPFからの資金を使用してサブグラントまたはサブコントラクトを発行する前に、被付与者はサブグランティとサービスプロバイダーをスクリーニングし、スクリーニング結果をグラントの補足文書の一部として保存する必要があります。 少なくとも、CEPFの被付与者は、サブグランティとサービスプロバイダーの法人格を確認し、以下のすべてのリストに対して、それぞれの統治機関のメンバーとプロジェクトスタッフの名前を含む、確認された名前をスクリーニングする必要があります。

調達フローチャート

CEPF資金で商品やサービスを購入する前に、助成金契約を注意深く確認してください。 セクション7(「資金とリソースの使用」)、セクション11(「商品とサービスの調達」)、および別紙2(調達方針)に細心の注意を払ってください。

助成金契約の調達方針に慣れたら、提案予算を確認し、5,000米ドル以上のすべてのサービスまたは設備の費用をチームと確認します。 これらには承認が必要になるため、適切な調達手順に従うのに十分な時間を計画してください。

調達に関する段階的なガイダンスについては、商品またはサービスの調達ガイドラインを使用することをお勧めします。これには、以下のテンプレートを含めて、適応して使用することができます。

調達ガイダンス
- 英語 (Excel-23 KB)
- フランス語 (Excel-31 KB)
- インドネシア語 (Excel-23 KB)
- ポルトガル語 (Excel-31 KB)
- ロシア語 (Excel-29 KB)
- スペイン語 (Excel-23 KB)

CI倫理規定
- 英語 (ワード-18 KB)
- フランス語 (ワード-20 KB)
- インドネシア語 (ワード-27 KB)
- ポルトガル語 (ワード-20 KB)
- ロシア語 (ワード-24 KB)
- スペイン語 (ワード-49 KB)

AFDの完全性に関する声明
- 英語 (ワード-31 KB)
- フランス語 (PDF-146 KB)
- ポルトガル語 (ワード-33 KB)
- ロシア語 (ワード-29 KB)
- スペイン語 (ワード-28 KB)

入札比較マトリックス
- 英語 (Excel-20 KB)
- フランス語 (Excel-20 KB)
- インドネシア語 (Excel-20 KB)
- ポルトガル語 (Excel-20 KB)
- ロシア語 (エクセル12 KB)
- スペイン語 (Excel-12 KB)

購入注文
- 英語 (ワード-474 KB)
- フランス語 (単語-27 KB)
- インドネシア語 (ワード-18 KB)
- ポルトガル語 (ワード-26 KB)
- ロシア語 (単語-18 KB)
- スペイン語 (単語-17 KB)

見積依頼
英語 (ワード-48 KB)
- フランス語 (ワード-36 KB)
- インドネシア語 (ワード-35 KB)
- ポルトガル語 (ワード-35 KB)
- ロシア語 (Excel-27 KB)
- スペイン語 (Excel-25 KB)

唯一のソースの正当化
- 英語 (ワード-48 KB)
- フランス語 (ワード-35 KB)
- インドネシア語 (ワード-35 KB)
- ポルトガル語 (ワード-35 KB)
- ロシア語 (Excel-27 KB)
- スペイン語 (Excel-25 KB)

サービス/製品

調達ガイダンス
- 英語 (Excel-23 KB)
- フランス語 (Excel-35 KB)
- インドネシア語 (Excel-26 KB)
- ポルトガル語 (Excel-32 KB)
- ロシア語 (Excel-34 KB)
- スペイン語 (Excel-24 KB)

CI倫理規定
- 英語 (ワード-18 KB)
- フランス語 (ワード-20 KB)
- インドネシア語 (ワード-27 KB)
- ポルトガル語 (ワード-20 KB)
- ロシア語 (ワード-24 KB)
- スペイン語 (ワード-49 KB)

AFDの完全性に関する声明
- 英語 (ワード-31 KB)
- フランス語 (PDF-146 KB)
- ポルトガル語 (ワード-33 KB)
- ロシア語 (ワード-29 KB)
- スペイン語 (ワード-28 KB)

入札比較マトリックス
- 英語 (Excel-21 KB)
- フランス語 (Excel-20 KB)
- インドネシア語 (Excel-20 KB)
- ポルトガル語 (Excel-20 KB)
- ロシア語 (Excel-12 KB)
- スペイン語 (Excel-12 KB)

フローダウン条項
- 英語 (ワード-38 KB)

プロポーザルのリクエスト
- 英語 (ワード-90 KB)
- フランス語 (ワード-64 KB)
- インドネシア語 (単語-66 KB)
- ポルトガル語 (ワード-63 KB)
ロシア語 (ワード-54 KB)
- スペイン語 (ワード-52 KB)

役務契約
- 英語 (ワード-80 KB)

唯一のソースの正当化
英語 (ワード-48 KB)
フランス語 (ワード-35 KB)
インドネシア語 (ワード-35 KB)
ポルトガル語 (ワード-35 KB)
ロシア語 (Excel-27 KB)
スペイン語 (Excel-25 KB)

調達プロセスが正しく行われていない場合、CEPFはあなたの費用を承認しない可能性があります。 したがって、あなたを導くのを手伝うためにあなたの助成金マネージャーに連絡してください。 以下の図も参照してください。

少額の助成金を受け取っている場合は、ホットスポットに追加の要件が適用される場合があることに注意してください。 詳細なガイダンスについては、地域の実装チームにお問い合わせください。

唯一のソースの正当化テンプレート

5,000米ドル以上の商品やサービスの購入は、入札プロセスを経る必要があります(上記で説明)。 ただし、一部の例外的なケースでは、これらの購入は単独で調達できます。 競争力のあるプロセスが不可能なまれなケースでは、購入前にCEPFによって書面で費用を承認する必要があります。 以下のテンプレートを使用して、唯一のソースを選択するための正当化をCEPFに提出する必要があります。 

唯一の供給元の選択に基づいて商品またはサービスを購入する前に書面による承認を取得しなかった場合、不許可が宣言されることに注意してください。

少額の助成金を受け取っている場合は、ホットスポットに追加の要件が適用される場合があることに注意してください。 詳細なガイダンスについては、地域の実装チームにお問い合わせください。

よくあるご質問

少額の助成金を受け取る場合は、以下の情報を一般的なガイダンスと見なしてください。ただし、一部のプロセスはホットスポットごとに異なるため、地域の実装チームに確認を依頼してください。

調達

XNUMXつの入札の中で最も安い入札を行う必要がありますか、それとも他の要因に基づいて正当化を提供できますか?
CEPFは、品質と価格の観点から最良のオファーを選択することを期待しています。 必ずしも最も安い必要はありません。 私たちはあなたの判断を信頼します。 あなたの決定の正当性をファイルに保管してください。

XNUMXつの見積もりをリクエストするだけで十分ですか、それともXNUMXつの見積もりを取得する必要がありますか?
少なくともXNUMXつの見積もりを取得する必要があります。 必要な最低XNUMXつの関連する見積もりを確実に取得するために、少なくともXNUMXつを要求することをお勧めします。

同じコンサルタントと同じCEPF助成金の下で複数のコンサルタント契約に署名したいと思います。 それは許可されていますか? 
はい。ただし、割り当て、作業範囲、およびパフォーマンスの期間が重複してはなりません。

上記の質問のフォローアップとして、5,000つのCEPF助成金の下で同じコンサルタントと複数の契約に署名し、各契約がXNUMX米ドル未満の場合 - ただし、コンサルタントへの合計金額は5,000米ドル以上です。 - 私は何をする必要がありますか?
この状況では、選択したコンサルタントと法的拘束力のある契約を結ぶ前に、必要なサービスについて少なくともXNUMXつの見積もりを取得する必要があります。 

各種レポート作成

(ConservationGrantsの自動応答に加えて)レポートが送信されたというCEPFからの応答を受け取りますか?
自動確認のみが届きます。 追加情報や改訂が必要な場合は、助成金マネージャーおよび/または助成金ディレクターがフォローアップします。

提出されたレポートに戻って、レポート期間が経過した場合に修正できますか?
いいえ。現在のレポートに訂正または説明を含めて、常に過去のレポートを修正してください。 レポートが承認されると、編集用にロックされます。

レポートの特別な形式(財務およびパフォーマンス)はありますか?
はい、大規模な助成金の報告はConservationGrantsを通じて行われます。 助成金が有効になると、プロジェクト提案の作成に使用したのと同じログイン情報からレポートスケジュールにアクセスできるようになります。

財務報告

支払いをリクエストするにはどうすればよいですか?
CEPFは、最初の支払いについて、副署された助成金契約の受領時に、「支払い」と呼ばれるセクションで承認された最初のキャッシュフローに基づいて助成金契約で定義された金額を解放します。 その後の支払いは、四半期財務報告書の予想支出ボックスを使用して、助成金契約の「支払い」セクションに従って行われます。

支払いはどのように計算されますか?
四半期の財務報告のそれぞれに、報告している四半期からXNUMXか月以内に費やすと見積もる金額を入力するための「予測支出」ボックスがあります。 この情報を使用して、システムは、必要な情報と銀行口座に残っている金額に基づいて支払いを計算します。 CEPFは、支払いをリリースする前にこの金額を減らす権利を保持します。

CEPFはすべての領収書の原本を見る必要がありますか?
原本は常にファイルに保管してください。ただし、助成金契約または助成金管理者から要求されない限り、レポートとともにCEPFに送信する必要はありません。 領収書が要求または要求された場合、コピーは問題ありません。 原本は、サイト訪問または監査中にCEPFが利用できるようにする必要があります。

CEPF助成金の支出の為替レートをどのように管理する必要がありますか?
前回のお支払いと同じ為替レートを使用することをお勧めします。 使用する方法が付与期間を通じて一貫しており、適用される法律および規制によって承認された利用可能な最高のレートで資金を交換する場合は、為替レートの取り扱いに関する組織のポリシーに従うこともできます。

予算ライン間(家具から設備など)および予算ライン内(フライトから宿泊施設など)に資金を送金できますか?
直接費用の広告申込情報から、助成金総額の最大15%まで資金を送金できます。 それ以外に、管理サポートのコスト項目の改訂を含め、助成金ディレクターに承認を要求する必要があり、CEPFは修正を処理する必要があります。

ある年から別の年に私の予算に残っている資金はどうなりますか?
前年度の未使用資金は、自動的に当年度に繰り越されます。 ある期間に活動を行うことができなかった場合、それらの資金を失うことはなく、次の期間にお金を使うことができます。 プロジェクト計画の遅れがあれば、必ず助成金ディレクターに伝えてください。

銀行手数料が請求された場合、どこに記録すればよいですか?
「銀行手数料」予算ラインに銀行手数料を記録します。

特定の活動に予定よりも少ない金額を費やした場合、それらの資金を他の活動に費やしたり、プロジェクトの目的に沿った新しい活動を設計したりすることはできますか?

直接費用の広告申込情報から、助成金総額の最大15%まで資金を送金できます。 送金された資金が15%を超える場合は、助成金ディレクターに承認を求める必要があります。

承認された場合、修正が処理されます。 プロジェクトのログフレームの修正を必要としないように、新しい活動に資金を使用したい場合は、助成金ディレクターに通知してください。

プロジェクトに関連しているが、提案および作業計画の一部として計画されていない例外的な費用に助成金を使用することは可能ですか?
すべての助成金は、助成契約で承認された活動と予算に使用する必要があります。 当初計画されていなかった活動にCEPF資金を使用したい場合は、これらの新しい活動を開始する前にCEPFの承認が必要になります。 CEPFは、助成契約の修正が必要かどうかをアドバイスします。

監査

私の監査は適切な日に予定されていますか?
助成金に基づいて組織監査を提出する必要がある場合は、組織の会計年度末から120日以内にCEPFを提出する必要があります。 その期日があなたにとって困難である場合は、助成金管理者に連絡して話し合ってください。

誰が監査人を選びますか?
プロジェクト監査が必要な場合、被付与者は独立した監査会社を選択し、CEPFが承認します。 監査人は毎年、助成金の一環として発生した費用と実施された活動を評価します。

CEPFには監査に適した形式がありますか?
機関監査の場合、CEPFはPDF形式のドキュメントを受け取ることを好みます。 プロジェクトの監査については、助成金契約に添付されている「作業範囲」を確認し、それに従ってください。

監査は認定を受ける必要がありますか?
はい、監査は認定を受ける必要があります。つまり、完全に認定された独立した監査会社が監査を行う必要があります。

監査は、プロジェクトの説明責任のみに対して実行する必要がありますか、それとも組織全体に対して実行する必要がありますか?
これは、「プロジェクト監査」または「組織監査」を指定する必要がある助成金契約によって異なります。 プロジェクト監査では、CEPF助成金に関連するトランザクションのみがテストされますが、組織監査では、組織全体のアクティビティに関するトランザクションがテストされます。

これらの資金が必ずしも私たちのプロジェクトの口座を経由して送金されるとは限らないことを知って、共同資金も監査する必要がありますか?
制度監査の場合、それらは自動的にテストの対象となります。 プロジェクト監査には、共同出資を含めるべきではありません。

連絡先情報

上記のいずれかについて質問がある場合は、助成金マネージャーに連絡してください。

キャロライン・ボレク ために:
-地中海沿岸(北アフリカを除く)
-中央アジアの山々
-マルチホットスポット

アニーカウフマン ために:
-西アフリカのギニアの森
-マダガスカルとインド洋の島々
-地中海沿岸(北アフリカのみ)

プリシラオリベイラ ために:
-カリブ海諸島
-セラード
-東メラネシアン諸島
-ワラセア

フロレンシア・レネド ために:
-インド-ビルマ
-トロピカルアンデス

このページは、CEPFの被付与者が助成金の経済的要件をナビゲートするのに役立つように作成されました。 上記の情報の有用性と明確性についてフィードバックがある場合は、に送信してください。 cepf@cepf.net。 ありがとうございました!